Учёт одним днем.

Появление конвейерного процесса в Кнопке дало начало дружбе роботов и бухгалтеров. Появилась последовательная схема, где машина и человек не просто пытаются ужиться, но и дополняют друг друга.

• Роботы скачивают банковскую выписку и обрабатывают документы
• Бухгалтер проверяет их на наличие ошибок
• Начинается поэтапная работа на отдельных участках: оформление первички, расчёт зарплаты, формирование налога.

Получилась понятная рабочая схема, где всё работает стабильно и отлажено.

При обычной работе с аутсорсом отправка клиентом закрывающих документов скопом и с опозданием — привычное дело. Желательно это делать под конец месяца, а ещё лучше перед самой отчётностью. Тогда каждый расчёт налога для бухгалтера точно станет небольшим приключением, где сперва нужно пройти квест «Банк: В поисках утраченной выписки». Потом собрать древние первичные артефакты и завершить миссию отправкой всех отчётов до полуночи.

Примерно по таким правилам работает весь рынок, и клиенты к этому привыкли. Никому и в голову не придёт спрашивать в середине квартала сумму налога. Все чётко знают: расчёт в конце периода, и никаких «мне только спросить».

В Кнопке есть предварительный расчёт налога, но это больше ориентир за месяц до финала. Итоговая сумма становится известна также перед сдачей отчёта.

От этого стали думать, а точно ли нельзя сделать так, чтобы учёт вёлся одним днём? И чтобы сумму налога можно было видеть всегда, а не ждать третьего звонка.

Так родилась цель: создать безошибочный, стабильный и прогнозируемый учёт без ненужных дополнений. Сформировать новый клиентский опыт с понятными условиями и прозрачным налогом.

 

Все заботы роботу

Перемены и поиск нового редко ассоциируют с косметическим ремонтом. Стандартная цель: сравнять всё с землёй и построить что-то лучше прежнего. Мы всё же не хотели пройтись катком по существующему бухучёту. Наоборот, планировали подсветить его с другой стороны и найти что-то ещё.

В новом подходе мы не стали копаться в деталях, а решили посмотреть на картину в целом, зайдя через айти. Это позволило сформировать 3 этапа на пути к изменению CX:

 

1. У всех предпринимателей одни и те же жизненные ситуации.
Покупки, продажи, займы, аренда — количество операций и их назначение у одной фирмы ограничено, поэтому их можно описать и формализовать, применив затем и к другим клиентам.

Представим: компания снимает офис за 50 000 рублей. Вместе с арендой нужно оплатить ещё и депозит, тоже 50 000 рублей. В банковской выписке будет указана общая сумма — 100 000 рублей.

Бухгалтер понимает, что платёж за офис можно списать в расходы, с депозитом это сделать не получится, потому что никакая услуга не была оказана. Робот не знает, что половина из этой суммы — депозит, и провёл её полностью как расходы, допустив ошибку.

Чтобы не было ошибки, за роботом проверяет человек. Но это — дополнительный ресурс. Тогда начали думать, как сделать так, чтобы робот сразу выполнял операции правильно.

---

---

 

2. Чтобы думать как робот, говори как робот.
Понять поведение робота несложно, ведь мы сами его написали. Сложнее понять, почему он не вписывается в реалии. Мимикрировать под программный код мы не можем, поэтому создали свой DSL язык (domain-specific language) и дали ему высказаться.

Несмотря на то, что этот язык обзывают низкоуровневым, он заметно ускорил процесс. Именно на DSL хранится отдельная информация о сделках клиентов: «аренда», «депозит» и так далее. Как только в жизни появляются новые операции, добавляем и их. Или, как мы говорим, описываем.

Жизнь клиента, а точнее все его сделки, теперь можно описать с помощью кода. В нём будет информация о контрагенте, договоре, счетах учёта и назначениях платежа.

Что изменилось в CX?

• Исправление ошибок сразу = точный результат.
• База прибрана по вчерашний день = налог считается сразу, сумма всегда известна онлайн.
• Порядок в учёте = ответы на вопросы в моменте.
• Отсутствует бухгалтер = низкая стоимость.

 

3. Учёт ведёт алгоритм, а не бухгалтер.
С новым языком и кодовым описанием жизни предпринимателя интеллектуальная работа осталась лишь в регулировке и донастройке процесса.

Получилась простая рабочая схема, которую назвали Сделочный учёт:

Мы разово настраиваем механизм сделок → Клиент как обычно подписывает платёжки и отправляет нам первичку → Система анализирует их на соответствие настройкам, обрабатывает и заносит в систему → Возникает неясность — производим донастройку.

На примере с арендой: эксперт настраивает платежи, подходящие под условия «аренда» и «депозит». Дальше каждый документ с этим назначением автоматически улетает на верный счёт. Как только возникают отклонения (условия, отличающиеся от существующих), приходит специалист и корректирует настройки или заводит новую сделку.

Получается, весь учёт от платёжки до договора можно описать простым языком. Закрывашки, которые направит клиент, будут распознаны системой и заведены по верному «адресу». То есть бухгалтерия ведётся практически сама. А чем меньше в процессе людей, тем ниже себестоимость, и, соответственно, цена для клиента.

Но самое важное: нам удалось добиться бухучёта в моменте, а значит клиент видит актуальную сумму налога ежедневно. Не приблизительную или примерную, а точную и понятную.

---

 

---

 

Винтики бухучета

Правильно подобранная команда гарантирует половину успеха. Особенно если это не просто пара добровольцев, а сборная солянка из разных команд, где каждый участник готов делиться своим опытом и перенимать чужой.

Делать всё как обычно и ждать отличный от старого результат наивно. Как в анекдоте про Калашникова: бухгалтер берётся за новый продукт, а получается всё равно 1С.

Спорить не будем, мы все подвержены профдеформации. И это неплохо: соприкасаться с темой как можно чаще, значит углублять свои знания и наращивать компетенции. Но здесь скрывается уловка: чем выше экспертность, тем ярче горе от ума, потому что закон «чтобы создать что-то новое, нужно взглянуть на это по-новому» никто не отменял.

В нашем случае ответственность упала на разработчиков, но они не пошли стандартным «задача — проектирование — разработка — внедрение», а разобрали бухучёт на винтики и эволюционировали в продактов.

Не обошли и сервисную часть, став теми, кто не только получает задание и вслепую следует плану, а понимает, зачем и кому это нужно, какую проблему клиента он решает сейчас.

Общение с бухгалтерами, понимание специфики их работы, поиск уязвимых мест и сбор идей для решения проблемных ситуаций. Погружение в мир сервиса, общение с реальным клиентом и сбор обратной связи с пониманием болей и желаний пользователей. Разработка вышла за пределы монитора и точечно узнавала мир вокруг себя.

А ещё такие исследования породили встречи, куда может прийти любой сотрудник, чтобы просто послушать или поделиться своей идеей. Желающих присоединиться становится всё больше, и это не может не радовать.

Работа в полях и чётко выстроенная структура дала свои плоды. Да, какие-то гипотезы не оправдали себя и были безвозвратно вычеркнуты. Но те идеи, что прошли естественный отбор, стали началом серьёзной инновации.

 

Чаяния клиентов

Самый яркий показатель недовольства клиента сервисом — отключение. И если при уходе одну и ту же причину называют не в первый раз, стоит провести серьёзный анализ.

В работе Кнопки слабым местом был сбор первички. Для клиента он становился тёмным лесом, где идёшь всё время прямо, но вот уже пятый раз натыкаешься на то же дерево.

Раздел с полным списком недостающих актов, накладных, УПД и чеков по всем контрагентам поимённо не спасал. Начиналась путаница. Клиент говорит, что уже отправлял документ, но в системе у нас его нет. Приходилось залезать в базу руками и проверять ещё раз, потому что всё полученное заводится скопом, и отследить в моменте, что документ есть, и вот так он повлиял на налог, мы не могли.

С появлением Сделочного учёта проблема сошла на нет. Расчёт налога стал полностью прозрачным. Сумма к уплате, её изменения и влияние того или иного документа видны онлайн. Новый метод дал реальную возможность вести учёт без бесконечного бега с препятствиями.

Клиент же получил актуальный учёт не за прошлый квартал или месяц, а за вчерашний день. С ним пришли чистые данные по компании и налогам с возможностью прогнозировать работу на несколько шагов вперёд. Так к бухучёту без особых усилий можно и управленку добавить, и стать почти всемогущим 🙂

За счёт невысокой себестоимости уменьшилась и цена обслуживания — в 2,3 раза. Она больше не зависит от оборота и операций, как это было на действующих тарифах, а это значит, что бизнес может вырасти в разы, при этом стоимость бухгалтерии никак не изменится. Клиенты на любой системе налогообложения и форме собственности платят одинаково недорого.

 

Подбить дебит с кредитом

За 9 месяцев, без дополнительного привлечения, на Сделочный учёт уже пришло 111 клиентов. Результат хороший, но довольны ли они? Было решено измерить NPS (индекс потребительской лояльности), и результаты удивили. Оценка тех, кто обслуживается по новому методу, составила 57,1 — первое место среди всех показателей. Второе и третье места ушли недорогим тарифам с оценками 48,9 и 34,1.

Средний чек клиентов, обслуживающихся на Сделочном учёте, в декабре 2021 составил 7 922 рубля, при этом базовая часть составила 5 000 рублей. На старой технологии средний чек выходит от 15 000 до 34 000 рублей.

Сейчас технология хорошо применяется для IT-компаний и сектора услуг. Но уже активно идёт внедрение в торговлю и производство с сохранением главного профита — сильное удешевление процесса с сохранением максимального качества.

Мы верим в продукт и продолжаем развивать его, воодушевляясь отзывами и благодарностями. Хочется, чтобы эта инновация изменила мир бухгалтерии и представление клиента о ней. Она больше не будет ассоциироваться с чем-то холодным, непонятным и рутинным. А будет двигателем, который зажигает и мотивирует на воплощение таких же масштабных идей и головокружительных проектов.